Должны ли храниться в части (ВП) авансовые отчеты (их копии)?

[KanoPic]

Добрый день, подскажите такой вопрос, пришло письмо от местного начальника УФО, просят прислать им авансовые отчеты по командировкам за 2016 год, у нас их нет, оформляли на подотчетных лиц и направляли в ФРП.

Собственно, вопрос, разве нужно хранить у себя копии или вторые экземпляры авансовых отчетов?
Или криминала нет, так и отвечать - копий авансовых отчетов нет, оригиналы своевременно высылались в ФРП
в течении года?

Благодарю!

[Тарахтухин]

перед отправкой снимаем копии чисто чтобы не забыть сколько ожидать, ну и для учета расходования по ежеквартальным докладам. а официально в дело не шьем - они выплачивают пусть и сами хранят 

[topalov]

копий авансовых отчетов нет, оригиналы своевременно высылались

Х.з. как можно "отправить" оригиналы с приложением подлинных оправдательных документов?
Лично сдавать, только лично.
Ну или через уполномоченное должностное лицо, но оно тоже лично сдает, а не по почте.
Представляете, если а/о по дороге потерялись?
Подотчетные лица ничего не докажут, и будут возвращать аванс в полном размере...

[KanoPic]

Х.з. как можно "отправить" оригиналы с приложением подлинных оправдательных документов?

Бывает, приходится, но отправляю только на себя (часть - 2 военнослужащих), а аванс не получаем мы, едем за свои, затем получаем компенсацию. Поэтому претензий ни откого по этому поводу не получу. Ехать туда-обратно зачастую дороже (100+км) чем получить выплаты за пару суточных.

topalov, а по поводу вопроса темы можете что добавить? Должна ли часть хранить копий авансовых отчетов/ их 2е экземпляры или что-то подобное?

[topalov]

Нет не должна.
А/о - это первичный учетный документ. Об его приеме выдается расписка (отрывная часть внизу бланка).
Какие еще доп. экземпляры?
Посмотрите, на всякий случай, выписку из графика документооборота по своему учреждению,