Вопросы начинающих делопроизводителей, приказы, документы...

[Женни Маркс]

Гражданский, marichka13, спасибо большое за помощь. Начинаю копать и разгребать.

Спасибо по традиции форума - это + в карму. Когда у Вас будет 20 сообщений, сможете изменять её самостоятельно. А пока я это сделаю за Вас. С уважением, Sbas.

[Женни Маркс]

Прошу ещё помощи, пожалуйста! В нашу часть из  постоянно приходят приказы от вышестоящего начальства. Для них у нас заведено отдельное дело. Но в это дело подшиваются не только приказы, но и абсолютно вся переписка с этой войсковой частью.  То есть приказы вперемежку с препроводами, докладами, запросами и т.п. Во ВИ я прочитала, что не допускается подшивка приказов совместно с другими документами. Это относится к данному случаю тоже?  Хочу узнать, как правильно.
         И ещё такой вопрос - по журналу учёта факсимильных сообщений. Во ВИ не уточнено - должно быть два журнала - для входящих и исходящих факсограмм, или их все учитывать в одном журнале? И нужно ли формировать отдельное дело с документами, которые были отправлены по факсу? Если да - то как это осуществить на практике? Ведь эти документы  должны быть подшиты в другие дела по темам. Или нужно отдельное дело для подшивки отчётов о доставке?
         
 

[marichka13]

Ничего себе! Ну у вас и дурдом! Это я мягко выразилась...
Начнем по порядку. Что за "приказы вышестоящего начальства"? Начальство разное бывает, приказы - соответственно.
Перебираем все варианты и пытаемся виртуально разложить всё "по делам"
1. Приказы МО РФ. (и другие, в виде брошюр, что приходят по почте, по рассылке из штаба округа)- учитываются в "Книге изданий.." - это ваша "библиотека".
2. Приказы, издаваемые в части - подшиваются в отдельные папки ("по части (они же - организационные), "по личному составу", по суточному наряду) - нумеруются отдельно. Разрешается приказы - и те, и  другие - вести в одном деле под общей нумерацией. Тут уж ваша воля.
3. Если вы сами приказы по части не издаете, а они приходят к вам в виде выписок из приказа, всё равно складывайте в отдельную папку.
4. По факсограммам. У нас их не так много, поэтому подшиваю их в общую переписку. ответы на них и другие бумажки "пристегиваю" к поступившему документу. Так проще потом искать, что именно и когда мы ответили на то или иное письмо. Надо сказать, что сейчас основная масса поступающих документов приходит по факсу. Обычных писем мало. Поэтому это всё спокойно войдет в одну папочку.
"по темам"... можно выделить несколько папок "По переписке с... " -  с кем вы ведете активную переписку. Допустим, "...с ОАО "Славянка"... Тогда,  да - всё что касается этой темы - всё туда... все письма, отчеты, запросы, ответы...
В общем, тут всё зависит от объема вашего "общения" с "клиентами"..
Если всё же оставите журнал учета  факсограмм, думаю, удобнее всё-таки будет вписывать в него и вх. и исх. документы. Единственно: пишите в примечаниях - "ответ на вх. № ___". Это тоже для удобства поиска. Ну, и папка - одна, соответственно...
Как-то так...

[Женни Маркс]

marichka13, спасибо за ответ. А что именно дурдом? То, что приказы подшиваются вместе? Я, наверное, не совсем правильно всё же обрисовала ситуацию.  Наша часть сама издаёт внутренние приказы - по строевой части и  по личному составу. Они подшиваются в разные папки. Но мы непосредственно подчиняемся другой войсковой части, и они тоже спускают нам свои приказы, как вышестоящее начальство.  И вот эти приказы  и подшиваются в дело вместе со всей перепиской с этой частью. Это допустимо?

«Спасибо» – по традиции форума, это + в карму. Когда у Вас наберется 20 сообщений, Вы сможете изменять карму участников форума самостоятельно. А пока это за Вас сделаю я.
Ser Gio

[Женни Маркс]

Вынуждена ещё попросить помощи. Дело в том, что часть номенклатуры - где-то четверть или треть от всего объёма перерегистрировали в начале года, а остальное забросили. Этим я и занимаюсь сейчас. Но перерегистрировали всё вперемежку в одном - и дела, и журналы, и книги, и карточки. Можно ли сейчас заново всё перерегистрировать уже в двух журналах - в номенклатуре дел и в перечне книг и журналов? То есть по номенклатуре 2013 года присвоить другие номера?

[marichka13]

про такой казус я еще не слышала, чтоб и свои приказы были, и вышестоящей части... Но у нас всё может быть... пока не наладится жизнь. Лучше бы их приказы - тоже в отдельную папку. Если они приходят в виде "выписок из приказа", то их можно легко списать в любое время, как "вторые экземпляры" документов (они, по приказу 033-му хранятся до того момента, пока в них есть необходимость). А первые экземпляры будет сдавать  в архив ваша головная часть, а не вы.  А переписка (почти вся) хранится 5 лет. Так что не стоит их смешивать...
С номенклатурой работайте спокойно. Есть необходимость всё упорядочить именно сейчас - делайте!  Вы же даты заведения журналов и дел проставите какие надо, с реального срока их заведения. А после Нового года - перерегистрируете их. И на каждом деле или книге напишите надпись: "по перечню 13-года - № такой-то", "по номенклатуре 13-го года - № такой-то". А на следующий год - "по перечню 14-го года.. №" и т.п.

[Гражданский]

Хочется поделиться своим опытом.По приказам-у нас тоже 1.издаем свои внутренние приказы-регистрируем и подшиваем в отдельные журнал и папку.2.Получаем директивы,указания и пр. из СУ или УВП(работаю в ВП)-их регистрируем в журнале входящих документов,подшиваем в отдельную папку.По факсограммам-если получаем,то также регистрируем на входящих документах,если отправляем,то на исходящих документах.Подшиваем в тех папках,к какому делу это относится(исполненный в соответствующем порядке документ).Правда у нас в последнее время переписка идет по электронке.Регистрируем и подшиваем также.Может это Вам как-то поможет.

[Женни Маркс]

marichka13, гражданский, - спасибо за ответы.
Гражданскому плюсик тоже поставил.
Ser Gio
 
 Хотя всё равно не всё понятно ещё, много вопросов. Журнал факсограмм всё же завели. Документы сами регистрируем как обычно - на входящих и исходящих - а вот на отчётах пишем номер факсограммы по журналу учёта факсимильных сообщений.

[Офицер74]

Доброго всем дня! Нужна помощь, уже не знаю где искать. КЧ дал распоряжение начальнику строевой издать приказ на награждение медалью Нестерова. От начальника строевой я получил такой ответ:"Не знаю как составлять текст, о чем вообще писать, составьте сами и принесите". Ребят, может кто знает как оформить? Говорят, нужно все заслуги и достижения перечислить за все время службы и тд и тп...

[Sbas]

Указ Президента РФ 2010 г. № 1099
" Медалью Нестерова награждаются военнослужащие Военно-воздушных сил, авиации других видов и родов войск Вооруженных Сил Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации, летный состав гражданской авиации и авиационной промышленности за личное мужество и отвагу, проявленные при защите Отечества и государственных интересов Российской Федерации, при несении боевой службы и боевого дежурства, при участии в учениях и маневрах, за отличные показатели в боевой подготовке и воздушной выучке, за особые заслуги в освоении, эксплуатации и обслуживании авиационной техники, высокое профессиональное мастерство самолетовождения."

Вот и описывайте свои заслуги в плане, нужном для награждения данной медалью.

[zkv]

КЧ дал распоряжение начальнику строевой издать приказ на награждение медалью Нестерова.

Может КЧ пошутил? Гос. наградами награждаются указами президента.

... может кто знает как оформить?

Почитайте "порядок возбуждения ходатайств о награждении государственными наградами" из инструкции, утверждённой Приказом Минобороны РФ от 25 марта 2011 г. N 350

[Perezh83]

Ребят, вопрос...
В приказе к\ч один из начальников одного из отделов отвечает за вводный инструктаж в\сл и г\п , прибывающих в часть, за электро хозяйство части, за организацию приема посетителей по жил вопросам и является нештатным начальником пожарной команды.
Теперь от него требуют ведение журналов и книг по этим темам. Что это за журналы и книги такие?

[Гражданский]

Добрый вечер(а у нас ночь).Не знаю в тему или нет-попробую помочь чем могу.По журналу приема посетителей-а "Книга обращений "  согласно уставу не пододойдет?.Все обращения регистрируются в этом журнале(правда у нас по военным и ГП журналы ведутся отдельно).По всему остальному смогу ответить только завтра.

[Perezh83]

1. Просмотрел 2300 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОЖАРНОЙ ОХРАНЕ В ВС РФ, ни слова о книгах и журналах.
2. Вводный инструктаж прибывших в часть - вообще непонятно откуда брать. и о чем он вообще?
3. Про электрохозяйство аналогично.

Если кто в курсе, где искать все это?

[Perezh83]

Добрый вечер(а у нас ночь).Не знаю в тему или нет-попробую помочь чем могу.По журналу приема посетителей-а "Книга обращений "  согласно уставу не пододойдет?.Все обращения регистрируются в этом журнале(правда у нас по военным и ГП журналы ведутся отдельно).По всему остальному смогу ответить только завтра.

Я так понимаю в дисциплинарном что ли искать? там форма есть?