Потеряли платежную ведомость - что нужно делать (по руководящим документам)

[Ad]

Организация потеряла платежную ведомость за ноябрь 2012 года, некоторые работники, получившие зарплату по этой ведомости, уже уволились. Что нужно сделать в данной ситуации?

Платежная ведомость (форма N Т-53) является первичным учетным документом по оплате труда (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).

В соответствии с разделом 7.2 (номер статьи - 595) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного в качестве приложения к приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, срок хранения документов о расходовании фонда заработной платы составляет пять лет.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (ч. 3 ст. 29 Закон N 402-ФЗ).

В настоящее время законодательство РФ не содержит четких правил и указаний, которыми должна руководствоваться организация в случае утраты первичных учетных документов. Единственным нормативно-правовым актом, регламентирующим действия организации в такой ситуации, является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее - Положение). Данное Положение применяется в части, не противоречащей действующему законодательству РФ.

Пунктом 6.8 Положения установлено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
Специалисты налоговых органов с таким порядком действий согласны. Так, в письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 разъяснено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации, договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.

Итак, в рассматриваемой ситуации необходимо:
- издать приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи платежной ведомости (данный приказ подписывает руководитель). В состав комиссии, на наш взгляд, могут входить любые сотрудники организации: работники бухгалтерии, отдела кадров, экономического отдела и т.п.;
- провести расследование пропажи документа. По нашему мнению, применительно к рассматриваемой ситуации в процессе расследования причин пропажи платежной ведомости необходимо получить от лиц, ответственных за ее сохранность (бухгалтеров, главного бухгалтера), письменные объяснения (докладные записки);
- по результатам расследования составить акт. В акте следует отразить причины пропажи документа, перечень возможных мероприятий, которые необходимо провести для восстановления документа;
- попытаться восстановить документ. На наш взгляд, наилучшим выходом из сложившейся ситуации будет являться повторный сбор всех подписей сотрудников, в том числе уволенных. Если по каким-то причинам собрать все подписи не удастся (сотрудник отказывается повторно подписывать документ, у организации нет связи с уволенным сотрудником), графы "Подпись в получении денег" по лицам, чьи подписи отсутствуют, на наш взгляд, лучше не заполнять (можно сделать запись "восстановить не удалось"). В данной ситуации также можно попросить сотрудников бухгалтерии написать заявления о том, что они видели, как выдавалась заработная плата лицам, чьих подписей в платежной ведомости нет. На самой ведомости целесообразно сделать надпись "Дубликат". При восстановлении документа целесообразно использовать любые способы и материалы, в том числе скриншоты, подтверждающие факт получения сотрудниками заработной платы (если таковые каким-либо образом подтверждают сведения из утерянного документа).

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

[Ad]

Кстати обратите внимание на тему

О сроках хранения дел и документов

и в частности

Каков порядок и сроки хранения книг покупок и продаж, регистров бухгалтерского учёта по счетам, договоров с контрагентами, платёжных документов, бухгалтерской и налоговой отчётности?