О сроках хранения дел и документов

[darsy1976]

Всем доброго времени суток! Думаю многим уже известно что с приказов МО РФ №033 и №060 определяющих  перечень и сроки хранения документов снят гриф секретности (давно пора было). Может может кто помочь с приказом МО РФ №033 в электронном виде? Зараннее благодарен!

приказ Министра обороны РФ от 2003 года № *60 отменен,  изменения в Перечень, утвержденный приказом Министра обороны РФ от 1997 года № *33, вносились приказом Министра обороны РФ от 2008 года № 592-дсп, сам *33 приказ стал ДСП-шным, так что выложить его всё равно нельзя

Администрация напоминает всем участникам Форума, что размещенные в общих темах личные данные и e-mail'ы становятся общедоступны и ничем не защищены. За последствия такого размещения Администрация Форума ответственности не несет.

[gangstaaleks]

Значит коллеги по ВП. У нас на предприятии этот приказ есть, но помочь нет возможности, см. выше. предлага обратится в соседние территориальные ВП, в их секретках должно быть, по справке-допуску ознакамливайтесь) желаю удачи.

[gangstaaleks]

Сколько хранятся удостоверения выдаваемые ВП?

[Ad]

Урегулирован порядок хранения архивных документов госкорпораций и госкомпаний.

Хранение, комплектование, учет и использование архивов госкорпораций и госкомпаний отнесены к полномочиям Российской Федерации. Архивные документы этих организаций считаются федеральной собственностью.
Срок временного хранения включенных в состав Архивного фонда РФ документов госкорпораций и госкомпаний до их передачи в госархивы составляет 15 лет.

Федеральный закон от 11 февраля 2013 г. N 10-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"

(кликните для показа/скрытия)

     Принят Государственной Думой 25 января 2013 года
     Одобрен Советом Федерации 6 февраля 2013 года

     Внести в Федеральный закон от 22  октября  2004 года  N 125-ФЗ   "Об
архивном  деле  в  Российской  Федерации"  (Собрание     законодательства
Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280;   2007,
N 49, ст. 6079) следующие изменения:
     1) в пункте 3 части 1 статьи 4:
     а) в подпункте "б" слова ", Государственной корпорации  по   атомной
энергии "Росатом" исключить;
     б) дополнить подпунктом "е" следующего содержания:
     "е) государственных корпораций, государственных компаний;";
     2) в пункте 2 части 1 статьи 7 слова "подпункте "б" заменить словами
"подпунктах "б" и "е";
     3) пункт 1 статьи 22 после  слов  "внебюджетных  фондов"   дополнить
словами ", государственных корпораций, государственных компаний".

Президент Российской Федерации                                  В. Путин

Москва, Кремль
11 февраля 2013 года
N 10-ФЗ

[Ad]

Каков порядок и сроки хранения книг покупок и продаж, регистров бухгалтерского учёта по счетам, договоров с контрагентами, платёжных документов, бухгалтерской и налоговой отчётности?

(кликните для показа/скрытия)

НДФЛ. Спорные ситуации.

В соответствии с частью 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 ст. 6 и частью 1 ст. 23 Закона об архивном деле.
В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).
Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.
Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.
В Перечне приводится минимальный срок хранения документов.
В п. 1.4 Перечня сказано, что в графе N 1 Перечня указаны номера статей; в графе N 2 приведены виды документов; в графе N 3 указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством; в графе N 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
Обращаем Ваше внимание на то, что, помимо общих сроков хранения документов, законодательство предусматривает еще и специальные сроки.
Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
В письме от 02.08.2011 N 03-02-07/1-272 специалисты финансового ведомства отметили, что указанные в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ документы необходимы налоговым органам в целях осуществления контроля за соблюдением налогоплательщиками (плательщиками сбора, налоговыми агентами) законодательства о налогах и сборах, в том числе посредством проведения налоговых проверок.
Законодательство о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности.
Так, согласно части 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов (п. 6 части 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования").
Как было сказано выше, в разных нормативах сроки хранения документов могут быть разными. Полагаем, что во избежание возможных конфликтов правильнее руководствоваться тем документом, который устанавливает более длительный срок хранения.
 
1. Книга покупок и книга продаж
 
Счет-фактура, книга покупок и книга продаж применяются исключительно для целей применения налоговых вычетов по НДС и составления налоговой отчетности по налогу на добавленную стоимость. То есть книги продаж и книги покупок являются документами налогового учета.
Формы и порядок ведения книг покупок и книг продаж установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее - Постановление N 1137).
В соответствии с п. 24 Приложения N 4 к Постановлению N 1137 книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для книги продаж (п. 22 Приложения N 5 к Постановлению N 1137).
Таким образом, срок хранения книги покупок и книги продаж составляет не менее 4 лет с даты последней записи.
 
2. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность
 
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и другие) должны храниться пять лет при условии проведения проверки (ст. 362 Перечня).
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы - ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и другие) также должны храниться пять лет при условии проведения проверки (ст. 361 Перечня).
Для сводных годовых, годовых бухгалтерских балансов и отчетов сроки хранения Перечнем не ограничены, и они должны храниться постоянно (ст. 351 Перечня). Квартальные бухгалтерские балансы и отчеты должны храниться в течение пяти лет, а при отсутствии годовых - постоянно. Для месячных бухгалтерских балансов и отчетов Перечнем установлен срок хранения один год, а при отсутствии годовых и квартальных - постоянно. Но в последнем случае в силу прямого указания части 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ срок хранения не может быть менее пяти лет, поэтому месячные бухгалтерские отчеты и балансы должны храниться пять лет.
 
3. Договоры с контрагентами
 
Договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня, необходимо хранить в течение пяти лет по истечении срока действия договора (ст. 436 Перечня).
 
4. Налоговая отчетность
 
Срок хранения пять лет Перечнем установлен также для налоговых деклараций (расчетов) юридических лиц по всем видам налогов (ст. 392 Перечня).
С целью хранения документов организация создает архивы (часть 2 ст. 13 Закона об архивном деле).
Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен и в разделе 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105, которым определены особенности в хранении отдельных видов документов.
Особо стоит отметить Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее - Правила работы архивов).
Данный документ обязателен для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности. Таким образом, в большинстве случаев на негосударственные организации Правила работы архивов не распространяются.
Однако мы полагаем, что Правила работы архивов могут быть использованы как рекомендации при постановке архивного дела на предприятиях, поскольку очень детально регулируют вопросы хранения документов и уничтожения тех документов, срок хранения которых истек.
Минфин России в письме от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.
 
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Измайлова Екатерина

[reg1780]

 Товарищи! Срочно нужна помощь, у кого есть знакомые в Центральном архиве Ракетных и Космических войск, 119160, г.Москва, очень помощь нужна! Спасибо.

[ra_vik]

Подскажите, пожалуйста, при сдаче дел в архив  (округа) и их оформлении нужно ли разделять книгу приказов на части (по годам)? Т.е. раньше, три года подряд, рукописные приказы (по строевой части) велись в одном деле, зарегистрированном за одним инвентарным номером. Нужно ли сейчас делить дело с приказами на три части и перегистрировать за разными инвентарными или в архив примут дело с приказами за три года за одним инвентарным?

[darsy1976]

Для работников архива очень удобно когда дело начинается с 1 января и заканчивается 31 декабря, а сколько лет в деле - для них не важно... То есть начало дела 1 января 2001 года - окончено дело 31 декабря 2004 года. Хотя я сдавал дела с приказами и начатые среди года, и принимать их никто не отказался.... Приказы по строевой части, согласно статьи 6 приказа 33дсп имеют постоянный срок хранения, значит разделять по годам не надо. Главное что бы оно имело толщину не более 4 сантиметров. А если  дело с временными сроками хранения, как например раздаточные ведомости денежного довольствия или заработной платы и прочие...(то есть 15 лет, 25 лет или 75 лет...) Вот тогда за каждый год сдается отдельное дело.

[ЮНАТ]

Подскажите первичные приходно-расходные документы сколько хранятся?

[maximus]

Каков срок хранения ежемесячных докладов начфина командиру о состоянии финансово-экономической деятельности части и планов работы финансовой службы на месяц?

[topalov]

Подскажите первичные приходно-расходные документы сколько хранятся?

402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
     Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета
     1. Первичные  учетные  документы,  регистры  бухгалтерского   учета,
бухгалтерская (финансовая) отчетность  подлежат  хранению   экономическим
субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии  с   правилами
организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет   после
отчетного года.
В отношении документов расформированных воинских частей есть отдельное указание МО РФ 2011 года - запретить уничтожать.

[topalov]

Каков срок хранения ежемесячных докладов начфина командиру о состоянии финансово-экономической деятельности части и планов работы финансовой службы на месяц?

"ежемесячных докладов начфина командиру о состоянии финансово-экономической деятельности" не существует с момента издания приказа 250дсп 2008 г. (как минимум).
Этот доклад назывался "о выполнении плана работы на месяц".
Назывался - потому что сейчас, в связи с отменой 250дсп, нет правовой базы для такого доклада.
У меня когда-то хранились 3 года, как обычная переписка (соотв. пункт есть в приказе 033).
С дугой стороны - если по такому рапорту (докладу) было принято управленческое решение КЧ, повлиявшее на показатели финансово-экономической деятельности (расход средств, удержание и т.д.), то хранить следует столько, сколько хранятся ПУД, составленный на основании такого доклада.
Планирование - по такому же принципу.
Если что-то не поименовано в приказе 033 и не имеет практической полезности в новом году, то сроки хранения можно определить как "уничтожаются по минованию надобности, но не ранее чем через 1 год". И (своевременно) в топку.

[maximus]

""ежемесячных докладов начфина командиру о состоянии финансово-экономической деятельности" не существует с момента издания приказа 250дсп 2008 г. (как минимум)."
     Ну вообще-то статья 33 пункт н обязанностей начфина получателя БС ПМО 250 ДСП гласит: "н) составлять и представлять командиру воинской части для утверждения план работы финансового органа на очередной месяц и не реже одного раза в месяц – письменный доклад о результатах финансово-экономической деятельности. В доклад включаются вопросы, касающиеся выявленных нарушений финансово-экономической деятельности, требующих принятия необходимых мер; в обязательном порядке отражаются вопросы обеспечения сохранности денежных средств, состояния дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе просроченной и безнадежной к взысканию; своевременности удовлетворения личного состава денежным довольствием (заработной платой), а также иными, установленными законодательством Российской Федерации, выплатами; факты нарушения бюджетной, налоговой, платежной и штатно-тарифной дисциплины; состояния работы по возмещению причиненного государству материального ущерба, в том числе по исполнительным листам судебных органов; результаты экономического анализа произведенных расходов и полученных доходов из внебюджетных источников и другие;"
 Так что данные доклады отменены только в 2013 году с отменой 250дсп
Неточная информация у Вас, Topalov.

По срокам я так и думал, что 1 год, спасибо! Пойду сожгу

[topalov]

Ладно ладно,шапками не бросать.
За замечание спасибо.

[RoMaH_82]

Доброго всем времени суток!
Может кто подскажет сколько должны хранится в части акты на списание материальных ценностей? И где про это можно почитать самому?

[Ser Gio]

Акт на списание - это первичный учетный документ.Как и любой другой документ бухгалтерской (бюджетной) отчетности, он должен храниться 5 лет.

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета
1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.