Вопросы начинающих делопроизводителей, приказы, документы...

[Sbas]

Тайна сия велика есть. От наших судей не знаешь, чего ожидать. То без всяких доказательств решают в пользу военнослужащего, то с кучей документов - в противную сторону. Опять же от того, с какой ноги встанет, многое зависит 
Думаю, в журнале, если сравнить, на замененных листах и подписи будут отличаться, и цвет шрифта (печатают второпях на другом принтере с другим катриджем, или в этом уже поизносился и поменяли). Только вот согласятся ли с такими доводами?

[Принцесса Евгения]

Хотелось бы задать вопрос о хранении документов в течение года. Можно ли хранить некоторые документы в регистраторах на кольцах в течение года, а потом в конце года перешивать их в картонные папки на шнурках для хранения? Например, телеграммы, рапорта, различные акты и др. документы не постоянного хранения? Я хочу это делать для того, чтобы подшивка была идеальной - по регистрационному номеру от меньшего к большему или по дате. А документы исполняются в разные сроки - соответственно и возвращаются в строевую в разное время. Заранее спасибо за ответ.

[mamai01]

Конечно , так и делаем

[t@tli]

 На основании чего вы так делаете?

[Popeye]

Сшивать - есть требование только в Наставлении по архивному делу.
У Вас же пока не архив еще

[Swet]

А по подробнее можно? Т.е сразу подшивать в папку входящие телеграммы не нужно? Если все хранить в папках на кольцах, то и внутреннюю опись делать не нужно? Только перед окончательным хранением.
 У нас делают все и сразу. В конце недели разбираю отработанные телеграммы и подшивают в порядке, приближенном к правильному. Сразу заносят все в опись. Когда папка наполнилась, дело закрывают. На папку инвентарный и все.
А как сделать разумней? Входящих документов в месяц около 1000. Из них 2/3 телеграммы.

[Leksus]

Временная Инструкция по делопроизводству, ст. 138.   "Исполненные и законченные делопроизводством служебные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в службу делопроизводства для формирования их в дела...". Так что, думаю подшиваться должно сразу в дела, да и по окончанию года дел невпроворот, нет времени такой объем документов подшивать и разносить в книгах учета.

[Гражданский]

Все исполненные документы сразу вносим в опись и подшиваем. А иначе можно и что то утерять безвозвратно.

[Принцесса Евгения]

А по подробнее можно? Т.е сразу подшивать в папку входящие телеграммы не нужно? Если все хранить в папках на кольцах, то и внутреннюю опись делать не нужно? Только перед окончательным хранением.
 У нас делают все и сразу. В конце недели разбираю отработанные телеграммы и подшивают в порядке, приближенном к правильному. Сразу заносят все в опись. Когда папка наполнилась, дело закрывают. На папку инвентарный и все.
А как сделать разумней? Входящих документов в месяц около 1000. Из них 2/3 телеграммы.

А в папке на кольцах внутреннюю опись нельзя что ли делать? Ещё и удобнее - достал её и вноси документы, потом снова вперёд её поместить. Постоянно по службам просят телеграммы - либо всё дело отдавать, либо копировать - что неудобно и накладно, либо расшивать всё толстенное дело. Телеграммы все регистрируются в отдельном журнале с 1-й и по порядку до бесконечности. Сразу наглядно видно, чего не хватает. Находится - дело расшивать не надо. Засунул по порядковому номеру - и всё. В описи есть для этого резервные места.

[t@tli]

Папка на кольцах, это удобно, но можно ли дело вести таким образом? Ведь в конце дела мы подшивает заверительный лист "Пронумеровано, прошнуровано и т.д..."

[Принцесса Евгения]

Папка на кольцах, это удобно, но можно ли дело вести таким образом? Ведь в конце дела мы подшивает заверительный лист "Пронумеровано, прошнуровано и т.д..."

Да, мы тоже так делаем. Но можно в течение года вести дело в папке на кольцах и не мучиться, вести опись. А в конце года вшить всё в картонную папку для хранения. Это не запрещено?

[Гражданский]

Это не запрещено, более того 99 % так и делают.

[Flintpit]

Доброго времени суток всем форумчанам! Молодой лейтенант, инженер по образованию и начальник строевой по должности, просит у Вас консультации 
Как организовано у вас доведение документов до исполнителей?
1. Делопроизводители сами бегают по этажам штаба за исполнителями и раздают им документы или исполнители самостоятельно приходят в строевую и там ознакамливаются и получают для исполнения документы?
2. Если документ получает заместитель командира части, то он забирается его себе на исполнение (и документ возвращается от его службы уже полностью исполненным) или отписывает своим подчиненным, а уже до них тоже приходится доводить делопроизводителю?
У нас в части сложилась неудобная система. Командир отписывает документы и отдает в строевую. Заместителям командира делопроизводитель доводит лично. Те долго их читают, заставляя делопроизводителя ожидать, и отписывают конечному исполнителю (своему подчиненному). Пока самих замов поймаешь, потом найдёшь их подчиненных, у делопроизводителя уходит полдня на доведение.
Предлагаю начальнику штаба следующую схему: мы отдаем заму под подпись документ, нам он уже возвращается исполненный. Как зам его исполняет, какими силами и способами доводит до конечного исполнителя (своего подчиненного) нас, строевую, не должно волновать, так как ответственному за исполнение документа (тому, кто указан первым в резолюции командира) мы уже передали.
Это правильно, нормально или мы наглеем с такой схемой доведения документов?
Спасибо 

[marichka13]

по поводу доведения... Вы всё правильно делаете, но... подпись подписью, но документ товарищи исполнители могут "замылить"... Поэтому даю ксерокопию...  А еще существует "книга доведения приказов и др. документов", а также "Книга контроля за исполнением документов"...   И тут вот делопроизводитель должен следить, чтоб док-т был исполнен в срок. А кем исполнен - за это отвечает тот самый первый указанный..

[Flintpit]

А кем исполнен - за это отвечает тот самый первый указанный..

Как раз таки этот первый (чаще всего зам.) и умывает руки фразой "спишите с меня эту телегу, я её отдал Пупкину, она срочная, он её уже исполняет... (+100500 причин)". И тут ищи её концы с Пупкиным вместе.