Журнал учета личных дел гражданского персонала

[mSSh]

В соответствии с каким документом (приказом МО РФ) заводится журнал учета личных дел гражданского персонала, откуда берется форма. Заведен у нас с 1997 года. Были ли какие изменения? Сейчас прошелся по журналам (книгам) учета (регистрации) личных дел работников (сотрудников), формы у всех различаются.

Примечание в указаниях УВП по учету личного состава.
...
На каждое лицо гражданского персонала, за исключением, государственных служащих, ведутся дела. К этим делам приобщаются трудовые договоры, заявления по вопросам трудового законодательства Российской Федерации, соглашения лиц гражданского персонала с работодателем по изменению существенных и других условий труда, копий документов об образовании и др.

Рекомендуется включать в личное дело следующие документы:
собственноручно написанное заявление о приеме на работу;
копию документа, удостоверяющего личность;
копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление данных документов обязательно для занятия соответствующей должности или выполнения работы;
копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
копию свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации (при предоставлении работником);
копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);
копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (при представлении работником заявлении о предоставлении ему указанных вычетов);
копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления);
справку о характере и условиях труда по основному месту работы (при приеме совместителя на тяжелую, вредную, опасную работу или работу, связанную с управлением транспортным средством);
документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений;
экземпляр трудового договора;
копию приказа о приеме на работу;
должностную инструкцию работника;
экземпляр договора о полной материальной ответственности (для категорий работников, предусмотренных постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85);
соглашение о неразглашении информации, составляющей персональные данные работников организации (для работников, имеющих доступ к такой информации);
экземпляры соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
уведомления об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
копии приказов о переводе на другую работу, о перемещениях, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении брака или о расторжении брака, свидетельство о перемене имени и т.д.);
объяснительные и докладные записки, заявления работника по различным вопросам;
материалы аттестаций;
результаты периодических медицинских осмотров (обследований);
документы, послужившие основаниями к приказу о прекращении (расторжении) трудового договора;
копию приказа о прекращении трудового договора;
копию трудовой книжки с внесенной записью о прекращении трудового договора.
Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см). Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.
Копии документов (выписки) перед помещением в личное дело должны заверяться работниками кадровой службы.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую заносятся наименования всех подшитых документов, дата включения документа в личное дело, количество листов, дата изъятия документа, кем и по какой причине изъят документ. Внутренняя опись подписывается составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела допускается только с разрешения руководителя кадровой службы.
В связи с тем, что личные дела имеют длительный срок хранения (75 лет), в них не включаются документы, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например справки с места жительства, о жилищных условиях и др.
Личные дела подлежат полному оформлению, что подразумевает проведение определенных действий.
Подшивка (переплет) дела: документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Рекомендуется использовать папки формата 215 х 230 мм. Все металлические скрепления (скрепки, скобы) из документов удаляются. В начале личного дела подшиваются бланки внутренней описи дела.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала, за исключением последней, будут заполнены, на его обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации. Для основных журналов Росархив установил сроки хранения
Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров - 75 лет
Журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников - 75 лет
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет
Журналы (книги) учета командировок, выдачи командировочных удостоверений - 5 лет
Журналы (книги), учета отпусков - 3 года
Журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже,  месте работы - 3 года

Если же вы ведете журналы, срок хранения которых официально не установлен, вопрос о том, как долго их хранить, решает руководитель организации.
Ниже представлены образцы основных журналов и книг по учету кадров. Ориентируясь на них, вы можете создать форму любого нужного вам журнала.

[olegpary]

"Примечание в указаниях УВП по учету личного состава.
...На каждое лицо гражданского персонала, за исключением, государственных служащих, ведутся дела."-это НЕ ВЕРНО!(...Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 №79 –ФЗ «О государственной гражданской службе РоссийскойФедерации». Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».) Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами(например, Инструкцией по кадровому делопроизводству). Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

[olegpary]

Указания по учету личного состава в военном представительстве

 В Указаниях УВП от  « 25 » апреля 2007 года в военном представительстве на личный состав ведутся следующие учетные документы:
      книга алфавитного учета личного состава (форма № 3);
книга штатно-должностного учета личного состава (форма № 4);
книга учета временно отсутствующего и временно прибывшего в воинскую часть личного состава (форма № 5);
личные карточки (форма № Т-2) и трудовые книжки на лиц гражданского персонала; Т.Е. не упоминается ведение личных дел гражданского персонала. И при неоднократных проверках прокуратурой замечаний не было по этому вопросу

[mSSh]

Появилась ли какая нибудь новая информация по данному вопросу?!

[Popeye]

из Руководства...2015
В военном представительстве на личный состав ведутся следующие учетные документы:
...
личные карточки (форма № Т-2 ) и трудовые книжки на лиц гражданского персонала. Кроме того, в целях систематизации учета сведений о гражданском персонале, рекомендуется на каждое лицо гражданского персонала, за исключением государственных гражданских служащих, вести дела. К этим делам приобщаются трудовые договоры, заявления по вопросам трудового законодательства Российской Федерации, соглашения лиц гражданского персонала с работодателем по изменению существенных и других условий труда, копии документов об образовании и др.;

[mSSh]

Это я видел, в предложения предлагал слово "рекомендуется" убрать. 
Может, что в приказах МО РФ появилось?!

[Popeye]

В *47 приказе МО РФ 2015 г. теперь требование о ведении личной карточки работника по приложению № 11 и дела работника (форма и требования не установлены).
 

[BigBen]

Дополнительно к приказу идут методические рекомендации.
Во т там как раз и есть форма личного дела и правила ведения.

[olegpary]

Да, в новом Руководстве по учёту (2015г.) и методических рекомендациях ГШ ВС РФ к нему эти вопросы отражены: форма и порядок ведения личных дел гражданского персонала. Службы уполномоченных доводили эти документы до ВП.

[Popeye]

Да, кстати, там же и ответ на вопрос автора, там форма Журнала регистрации дел работников