Вопросы начинающих делопроизводителей, приказы, документы...

[lilu3121]

Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, по поводу ст. 7,8 Временной инструкции:
7. Служебная переписка с учреждениями, организациями и гражданами (подданными) иностранных государств, а также с представительствами Российской Федерации за рубежом ведется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны и Управление внешних сношений Министерства обороны.
8. Служебная переписка с должностными лицами министерств обороны (вооруженных сил) иностранных государств ведется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны и иные главные и центральные управления Министерства обороны в установленном порядке.

Нужно ли отправлять запрос в военкомат, в школу и физ.лицу Таджикистана, Белоруссии (по первоначальной постановке граждан на в/уч) в соответствии с этими статьями через Главное управление международного военного сотрудничества или Управление внешних сношений? И если да, то как это оформляется?

[leshqow]

Штатом в отделе предусмотрена должность делопроизводителя, означает ли это что в отделе должно быть организовано делопроизводство, номенклатуры дел и тд и тп ?

[Гражданский]

Если есть должность, то её кто-то должен исполнять. Следовательно всё организовывайте.

[mamai01]

Штатом в отделе предусмотрена должность делопроизводителя, означает ли это что в отделе должно быть организовано делопроизводство, номенклатуры дел и тд и тп ?

номенклатуры дел  должна быть в организации едина , думаю номенклатуру нужно взять из строевой и своим делопроизводителем уже вести эти дела. 

[leshqow]

Насколько я знаю, дела составляются по типам служебных документов и прочим общим признакам. В строевой таких документов нет и близко. Получается заводить все свое.
Регистрация служебных документов в книге учета служебных документов, номер исходящего это порядковый номер записи, со строевой же одно и то же получаться будет ?

[8A]

Изучите (там всё расписано):
Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации
Утверждена Министром обороны Российской Федерации 19 августа 2009 года N 205/2/588

IV. Делопроизводство
...
Отправка служебных документов
...
107. Присвоенный воинской части цифровой индекс проставляется впереди исходящего номера и отделяется от него дробной чертой. Например: 205/456.

По номерам у Вас примерно так должно делаться:
- присвоенный воинской части цифровой индекс - 205;
- ваш отдел - 7 (определен, утвержден НШ или Командиром);
- ваш порядковый номер записи -  1.
Итого: Ваш исх № 205/7/1 от хх.хх.2017 г.

[Popeye]

Итого: Ваш исх № 205/7/1 от хх.хх.2017 г.

При оформлении даты других документов (в реквизитах «Резолюция», «Виза» и т.п.) допускается применение цифрового способа. Дату документа оформляют арабскими цифрами, разделенными точкой, в последовательности: день месяца, месяц - двумя парами цифр, год -двумя или четырьмя цифрами (точка после года не ставится, буква «г» не употребляется).
Например:
14.03.09 или 14.03.2009

[leshqow]

Изучите (там всё расписано):
Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации
Утверждена Министром обороны Российской Федерации 19 августа 2009 года N 205/2/588

IV. Делопроизводство
...
Отправка служебных документов
...
107. Присвоенный воинской части цифровой индекс проставляется впереди исходящего номера и отделяется от него дробной чертой. Например: 205/456.

По номерам у Вас примерно так должно делаться:
- присвоенный воинской части цифровой индекс - 205;
- ваш отдел - 7 (определен, утвержден НШ или Командиром);
- ваш порядковый номер записи -  1.
Итого: Ваш исх № 205/7/1 от хх.хх.2017 г.

1) Такая же нумерация документов во внутреннем документообороте ? Допустим наш отдел делает инвентаризационные ведомости и раздает их по отделам. Исходящий ставлю как Вы и описали ?
2) Переписку ведет только командир в/ч, я  могу подготовить донесение в вышестоящий штаб по тематике отдела, у себя зарегистрировать и сам отправить ? Или исходящие "за забор" только через строевую ?
3) Что за цифровой индекс ? С почтовым имеет что то общее ?

[8A]

Popeye этот абзац к чему Вы привели?

[Popeye]

Указал на недостаток, так неправильно писать дату.

[8A]

Popeye Сообразил. Согласен с Вами.

leshqow
...
11. Командиры (начальники) воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:
...
в) правильно организовать ведение делопроизводства,...

То есть в части должны быть разработаны приказы (инструкции и т.п.) по организации ведения делопроизводства, найдите их.

      В воинской части могут быть организованы делопроизводства (филиалы) и в соответствующих отделах (службах) в зависимости от характера выполняемых работ. Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих отделов (служб), а особенности учета, хранения и обращения с некоторыми служебными документами определяются специальными наставлениями, руководствами, инструкциями.
     Смотрите, что в приказе (инструкция и т.п.) разработанной в Вашей части написано, там должны быть ответы на Ваши 1-3 вопросы.
     P.S. Обратитесь в свою строевую, посмотрите, чем они руководствуются.
     

[leshqow]

     P.S. Обратитесь в свою строевую, посмотрите, чем они руководствуются.

Мой вопрос про цифровой индекс на в/ч поверг в замешательство строевую часть. Они исходящие регистрируют 1/ (номер записи) и все, это же неверно.

[krg80]

Почему не верно, не всем присвоен цифровой индекс.

[leshqow]

Почему не верно, не всем присвоен цифровой индекс.

Как нумеровать исходящие если цифровой индекс не присвоен ? Исходя из временной инструкции цифровой индЕкс должен быть у всех.
Инструкции и внутренние приказы по делопроизводству отсутствуют.

[8A]

Разработайте для своего делопроизводства приказ (инструкцию) на основании "Временной инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации".
Пропишите там индекс для своего делопроизводства.