Вопросы начинающих делопроизводителей, приказы, документы...

[Ирина_83]

Скажите входящая/исходящая корреспонденция храниться 5 лет или 3 года? как правильно

[Гражданский]

Здравствуйте, Ирина_83. Исходя из своего опыта попытаюсь Вам помочь. Документы с грифом "ДСП" у нас ( Военное представительство) хранятся 5 лет. Вообще Вам необходимо составить  "Перечень дел о сроками хранения", который необходимо утвердить Вашим начальником и в дальнейшем придерживаться его (перечня). По поводу того сколько должны храниться входящие/исходящие документы, то это все зависит от значимости документа. Если это указания вышестоящих органов, то возможно и хранение более пяти лет. Приказы мы храним постоянно. Более того ежегодно комиссия по проверке несекретного делопроизводства проводит отбор документов с истекшим сроком хранения и выносит решение - уничтожить документы, либо продлить их хранение . Вот как то так.

[Злобный Зай]

не могу найти срок хранения Документов с пометкой "для служебного пользования"

Вы все документы ДСП подшиваете в одно дело независимо от темы?

[Ирина_83]

Я вообще ни знаю как их подшивать Единственно знаю, что ДСП приказ надо отдельно. У меня за полгода всего ДСП документов 15 штук вместе с одним приказом

[Злобный Зай]

Не важно ДСП это или не ДСП сроки хранения документов определяются по темам документов. Поэтому разложите эти ДСП в дела с соответствующими темами и храните их соответственно определенное время для этих дел.

[Ирина_83]

Здравствуйте, уважаемые коллеги! Нужна помощь!!! Мне поручили разработать должностную  инструкцию на зав.делопроизводством, может кто подскажет как это сделать или есть у кого образец, буду благодарна за помощь!

[Ирина_83]

Добрый день. Подскажите пожалуйста, в мой санаторий поступают приказы и директивы, я их регистрирую в журнале входящей корреспонденции, а затем не могу понять куда еще нужно записать, толи в Книгу учета приказов и директив, толи в Журнал учета объявления. По инструкции читала и поняла, что если приказы и дальше надо рассылать, то заполняю Книгу.... Очень буду признательна за помощь и пояснения

[Ирина_83]

Добрый день, уважаемые делопроизводители и не только!
Нужна Ваша помощь, подскажите пожалуйста, как правильно подшить приказы. В журнал учета объявления приказов и директив, мы их разносим по разным инстанциям, а подшивать их нужно и можно вместе или также и подшивать по разным организациям??? Буду признательна за помощь

[POLARISLOVE]

"Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации"
 179.  Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения.
 180. В каждой воинской части на все заводимые дела, книги и журналы к началу года составляется номенклатура дел, книг и журналов (. Номенклатура составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения. Она является основным учетным документом на текущий год...)
Отсюда следует как в номенклатуре заведены дела туда и подшивайте, например дело №1 "приказы командира в/ч нашего санатория" туда приказы и вшивайте или дело № 2 "приказы командира вышестоящей части, командующего армии, округа, мед. службы и т.п." то те приказы вшивайте не боясь туда. В общем всё зависит от номенклатуры дел, книг и журналов в вашей организации. По большому счёту все действия с подшивкой в то или иное дело, нужно для удобного поиска тех или иных служебных документов в последующем.

[Ирина_83]

Спасибо огромное! Извините, что так много вопросов, просто там где я работаю даже некому подсказать, так как никто ничего не знает, вот и приходится читать и перечитовать Инструкцию, рыться в поисках ответов в интернете и самое важное, что мне отвечают на этом форуме!
Есть еще один вопрос по Перечню книг и журналов. В моем санатории есть много мед.отделений, кабинетов и в каждом ведется журнал или книга ген.уборок, журнал учета работы бактерицидных ламп и т.д., так вот можно ли мне в одном мед отделение записать один раз этот журнал или книгу и присвоит  ему один номер, и остальным мед.кабинетам его присваивать или же нужно в каждом кабинете присваивать свой отдельный номер на повторяющиеся названия?
Извините если путано написала

[POLARISLOVE]

186. Журналы,  рабочие тетради и книги учета  делопроизводства  и исполнителей, магнитные носители информации, которые ведутся в течение нескольких лет,  могут учитываться по  книге  учета  рабочих  тетрадей (Приложение N 20). Эта книга вносится в номенклатуру и переучитывается из года в год.
И вот в этой книге учёта рабочих тетрадей можно присвоить например один инвентарный номер для книги, журнала или тетради отделения и через наклонный флеш (дробь) последовательный номер для нескольких мед .кабинетов имеющися у них повторяющийся журнал, книгу, рабочую тетрадь. Надеюсь понятно объяснил.
Пользователь добавил: 24 Ноября 2016  15:30:30Но по факту это уже другой учётный номер так что каждую книгу и журнал нужно учитывать

[Popeye]

Кто мне подскажет:
Написано несекретное письмо, к нему приложен свежезаписанный диск с файликом.
Как этот CD диск должен быть учтен?

Во Временной... ничего не нашел. "Магнитный диск" встречается пару раз, да и то, который несколько лет хранится.

[IvanovKO]

Не важно ДСП это или не ДСП сроки хранения документов определяются по темам документов. Поэтому разложите эти ДСП в дела с соответствующими темами и храните их соответственно определенное время для этих дел.

здравствуйте! а если у нас ДСП подшиваются все в одно дело? в разные папки не вариант... документов мало.. вот уже 5 лет папку  не можем заполнить))  что делать со сроком хранения? спасибо!

[Гражданский]

Мы тоже папку формируем лет за пять, а то и более. Сроки хранения исчисляем с момента ее закрытия (папки). Как то так.

[IvanovKO]

спасибо!