Учет компьютеров и комплектующих

[Татьяна Николаевна]

Здравствуйте. Можете мне подсказать, как должен вестись учет компьютеров и комплектующих в воинской части, не имеющей собственных фин.органов. Фин. часть у нас общая на всю дивизию.
Просто столкнулись с такой проблемой: по оборотной ведомости за декабрь 2010 за нами числится очень много компьютеров и комплектующих, но главная особенность в том, что материально ответственные лица давно уволены, а техника находится неизвестно где. Я подняла архивы в строевой части, ни одного акта приема-передачи я не нашла. Так же в секретке ознакомилась с книгой учета магнитных носителей, там нет ни одного жесткого диска из списка(хотя их учет должен строго вестись). Я ознакомилась, правда поверхностно, с приказом № 250, где нашла такое положение, что мы должны были проводить каждый год инвентаризацию, и потом подавать сведения о наличии компьютеров и комплектующих в фин. часть.
Нюансом так же является тот факт, что данные сведения не всплывали в течение 3-4 лет, все как-то про них забывали, а теперь переполошились. Фин. часть ответила просто, это ваша обязанность предоставлять нам сведения, мы за вами бегать не должны. А как же тогда проходила годовая отчетность? ревизии?
Мне сложно судить в данной ситуации, все дела творились еще до моего трудоустройства, но последствия тех времен сейчас висят на мне мертвым грузом. 
Прошу прощения у модераторов, что поднимаю вопрос второй раз, но здесь мне нужны как раз нюансы учета, а в прошлый раз меня интересовала правовая сторона(ответственность).

[Tyron]

Ситуация понятна. А вот в чем собственно вопрос не понятно...
Единицей учета является ПЭВМ, состоящая из системного блока, монитора, клавиатуры и мыши. В финоргане заводится карточка учета ОС на ПЭВМ (в ней можно расписать составляющие части если есть желание). Учет составляющих (видео, звуковые, сетевые карты, процессор, память и т.д.) ведется в формуляре. Формуляр заводится на каждую ПЭВМ и ведется связистами (это их номенклатура). Также в формуляре делаются записи о закреплении материально ответственных лиц на основании приказов командира. При выявлении неисправностей составляется акт и производится замена составных частей с отражением в формуляре.
У материально ответственного лица учет ПЭВМ ведется в инвентарном списке основных средств.
Это в общем и целом, или вас что то конкретно интересует?

[kaon]

Tyron совершенно точно всё расписал!=)

[pvognom]

А я вам расскажу, как есть на самом деле. В 80 % бухгалтерий воинских частей (где не заведен полномасштабный учет с использованием 1с), учет материальных ценностей возложен до сих пор на службы материально-технического обеспечения, и те акты инвентаризации на которые вы надеетесь создавали именно эти службы, а в бухгалтерию они давали только итоговые результаты, движение основных средств и материальных запасов подавалось именно этими службами. В вашем случае, необходимо обратиться к начальнику связи, у него учитываются все компьютеры, и у него должно быть учтено движение по материально -ответственным лицам. В худшем случае, если он движение тоже не отслеживал, вы хотя бы найдете, отправную точку, где потерялся след компьютера, или проще говоря от кого...

[Татьяна Николаевна]

Вот как раз эти следы мы найти и не можем, у нас есть по ведомости из фин.части конкретные люди, за кем это закреплено по типу "таблица, в ней фамилия и где служит (например управление или вещевой склад) и под фамилией список компьютеров и комплектующих с серийными номерами и стоимостью", после этих людей ниточка теряется. Так как движение не отслеживалось, по какой причине мне не известно Единственным выходом мне кажется такой ход, создать комиссию по инвентаризации конкретно по компьютерам и комплектующим. Чтобы в каждой службе осмотрели все компьютеры и комплектующие с составлением описи соответствующей, и в результате сверки данных возможно найдется часть имущества "ничейного". И потом уже все это отдать в фин часть, пусть вводят в базу новых ответственных. Попробую по вашему совету обратиться к начальнику связи, может у них есть данные.

[Tyron]

Вряд ли вам связь чем то поможет, раз такое состояние дел по учету сложилось...
У меня в свое время была схожая ситуация. Нашел "ниточки" следующим образом...
Подняли архив и накладные на передачу ОС от одного МОЛ другому. В книгах и карточках никто естественно отметок о передаче не делал, приказов на передачу тоже не было, но накладные выписывали и лица ставили подписи о приеме и передаче ОС.
Если для вас это не вариант, то единственный выход - это как вы и говорите. Провести инвентаризацию (с привлечением работников фин. органа и пусть не отмазываются) и поставить на учет все ПЭВМ как есть по итогам инвентаризации. Учет будет заведен "как есть" а все вопросы по предыдущим периодам по крайней мере к вам относится не будут...

[Татьяна Николаевна]

Ну ко мне это и сейчас никак не относится но командиру нет дела до того, что в общем то не я должна решать подобные проблемы, а те, кто должен был изначально вести контроль. За пару недель изучения приказов МО уже начинаю что-то понимать в бухгалтерском учете, хотя никогда не имела с ним дело

[Tyron]

Ну так мы вам поможем еще лучше разбираться
При желании концы найти можно, а если не получится то есть и другие варианты

[Татьяна Николаевна]

Это точно Я уверена, что еще не раз придется сталкиваться с бухгалтерским учетом, учитывая ликвидацию фин.части.