Вопросы начинающих делопроизводителей, приказы, документы...

[nata.natali77]

наша полиция требует ставить на запросах к ним о судимости призывников гербовую печать, хотя во временной инструкции о пользовании печатями этого нет
 

[marichka13]

а мы на всех боле-менее серьезных письмах, а запросах - тем более, ставим печать... Выглядит убедительней.

[Perezh83]

У нас периодически проскакивает такая же ситуация с тем или иным управлением. Просят - ставим.

[Perezh83]

Временной инструкции иногда сложно работать, когда в другой части говорят - у нас так принято, без печати не подпишем, не дадим справку и т.д...

[Perezh83]

Ситуация: берем не работу гражданский персонал, оформляется небольшая куча бумажек - заявления, трудовой договор и т.д... Это документы, которые рождаются внутри части. Согласно инструкции каждый такой документ должен быть учтен (гриф н/с) в не секретном делопроизводстве - входящие. Но, насколько я понимаю,  такого рода вопросами должен заниматься кадровый орган(назначенный человек в части). Вопрос - все эти заявления, договоры и т.д. по приему на работу лиц ГП все равно учитываются во входящих? Или какая-то другая "кадровая" система учета должна быть?

[marichka13]

ну и шлёпайте печати, куда просят... или краски жалко? По-моему, нигде не написано, что там-то и там-то - "низзя".

[marichka13]

по ситуации: во входящих регистрируется заявление и... собственно всё. Документы (оригиналы), которые вы приняли у человека, поступающего на работу, ему отдаются. В кадрах остаются только копии и хранятся до... пока в них необходимость не отпадет окончательно. Без всяких входящих. Это копии. Договора оформляются в двух экземплярах, заверяются печатью как раз гербовой и один экземпляр отдается гражданину. Он регистрируется в отдельной книге учета договоров. То есть номер ему присваивается там. И, естественно, не требуется никакого "входящего".

[Perezh83]

 А копии заверенные какие-нибудь? или просто ксерокопии?

[Perezh83]

А где подсмотреть образец книги учета договоров? Во временной инструкции тишина по этому поводу..

[Гражданский]

Добрый вечер.Книги учета договоров наверное никто не ведет.У нас ведется "Книга учета личного состава" уже на протяжении лет сорока.В ней регистрируются все работники,заносятся все необходимые данные о работнике(ФИО,дата рождения,образование(что заканчивали),семейное положение,...дата заключения договора с работником и срок его действия.Все в произвольной форме.На каждого  заводится личное дело в котором хранятся-заявление о приеме на работу,автобиография,трудовая книжка.Также там находятся результаты аттестации(аттестационные листы)и т.д.Все личные дела хранятся в сейфе начальника,т.к своего кадровика нет.
По постановке печатей в документах-полезно ознакомиться с ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.Там это отражено.В своей работе и туда частенько "заглядываем".

[marichka13]

копии?? просто - ксерокопии. Заверять их никто не требует. Пока, по крайней мере. В УфО тоже отдается комплект ксерокопий документов. Во временной инструкции много чего нет. Если нужен какой-нибудь образец, то обращаемся к старому 170-му приказу. Личные дела сотрудников - да, лучше бы вести. У нас вот нет - это плохо. Тут всё зависит от самого кадровика. Как он поставит работу.  Точно не могу сказать, но по-моему, у нас номер порядковый в алфавитной книге (книге учета личного состава) и есть номер договора... Но наш кадровик - это отдельный разговор... Никогда ничего не найдешь. А если найдешь, без слёз не взглянешь..

[Гражданский]

Да, в личном деле еще хранятся копии(ксерокопии) документов об образовании.Сейчас мы просто их вкладываем в личное дело,не делая никаких пометок.А лет десять назад на копиях документов нач.ставил "Копия верна" и свою подпись.Новое руководство сочла это не нужным.

[Женни Маркс]

Прошу помощи в таком вопросе. Командир дал задание полностью навести порядок в номенклатуре, чтобы всё было идеально. Я начала с оформления журналов. И как оказалось, графы в них как будто от балды заполнены - ничего общего с временной  инструкцией. Надо всё переделывать. Но ведь журнал ведётся. Как правильно сделать - завести новый журнал, или с середины переделать старый? И нужен ли какой-то приказ командира о внесении изменений в оформление журналов и книг?

И ещё такой вопрос - журнал учёта номенклатуры вёлся небрежно, много исправлений. Многие дела, книги и журналы по службам оказались потеряны, зарегистрированы под левыми номерами и т.д. Можно ли полностью переписать журнал с корректировками, или необходимо доводить до ума старый?

Ещё вопрос - если в какой-то необходимо завести новые книги и журналы - то как это сделать в журнале учёта номенклатуры? Просто  у нас все книги, дела и журналы из года в год регистрируются блоками по службам, и свободных номеров не остаётся, только в самом конце списка.  Там и регистрировать новые журналы и дела?

Опыта у меня вообще нет, прошу прощения, если мои вопросы покажутся глупыми.

[Гражданский]

Добрый день.По поводу наведения порядка в номенклатуре-для начала составьте приказ о назначении комиссии по проверке делопроизводства (у нас 3 человека,но в Вашей ситуации наверно 5 чел) с включением в комиссию кого-нибудь из руководства(у нас зам.нач.) и,возможно,юриста.Пусть комиссия проверит состояние дел,ведение книг и журналов на 1 е число.(скорее всего на 01.07.13г) и составит акт проверки,в котором отобразит все что она увидит.Затем все старые дела закроите(правда это мое  ) и комиссионно определите-либо в архив,либо хранить вечно и т.д..В акте это тоже отразите.Можно под формулировкой-т.к.не соттветствующие тому-то,тому-то.И заведите новые журналы по формам,которые у Вас регламентированы(согласно инструкций,либо еще каких нибудь документов),только не от "балды".Откорректируйте свою номенклатуру дел и журналов и тоже ее утвердите своим руководителем.Можно сделать две "Номенклатуры...",одна книг и журналов,другая дела,куда подшиваются различные документы.Номера присвойте те же самые,что были в старой номенклатуре.Только "архивные"книги не выбрасывайте,а храните у себя.Да еще:по значимости книг и журналов также у Вас должен быть перечень документов со сроками хранения(1 год,3 года,5 лет,и т.д).Я конечно не знаю всю Вашу специфику и объем,но когда у нас произошли изменения в НТД несколько лет назад,нам порекомендовали сделать так,как описано мною.Правда и комиссия у нас создана и утверждена начальником,и номенклатура дел и журналов имеется(пересматривается ежегодно),и утвежден перечень документов со сроками хранения.Ежегодно сдаем дела и книги в архив.А еще я Вам порекомендую ознакомиться с Приказом Минобороны РФ от 31 августа 2005 г. N 200
"Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации".Тоже может пригодиться в работе.Но все это  .Если помогло-то хорошо.

[marichka13]

Женни, вы попали, конечно... Но всё исправимо. Заводите новые: 1) перечень книг и журналов, 2) номенклатуру дел - такие, как в образце во Временной инструкции. Потом сгребаете всё, что есть в отделах и службах к себе и начинаете потихоньку переносить из старой номенклатуры всё в новые номенклатуру и перечень. В старой делается отметка  - "перенесено в книгу (дело, т.е. -номенклатуру) № такой-то, поз. № такая-то ". Если сразу не понять, какие дела и книги не нужны или подлежат сдаче в архив, переносите всё подряд. Если есть кому подсказать, то часть сразу сдаете в архив (делается пометка в книге хранения архивных документов - "сдано в архив № такой-то"), на уничтожение - составляется акт списания документов (пометка идет "уничтожено по акту №__ от такого-то числа, соответственно уже после подписания акта и уничтожения...)
Комиссия должна быть обозначена еще в начале года в установочном приказе. При приеме дел и должности она должна была по идее как и заняться этой проверкой со всеми вытекающими выводами и последующими действиями.  Если такого не случилось, селя ви, придется всё разгребать самой, а потом акты на подпись носить членам комиссии. Вряд ли сейчас все бросят свои дела и начнут заниматься вашими... В принципе, это можно делать в любое время. .. Но обычно проверка делопроизводства проводится в начале года, где-то до 1 февраля...

Далее... Как внести новые дела и книги. Когда будете делать номенклатуру и перечень, делайте их в двух экземплярах. Один будет утвержденный и красивый, другой - "рабочий, в который вы постепенно вносите новые позиции и делаете какие-то пометки на полях или в примечании (уничтожено, сдано в архив, не заводилась, "запись ошибочна" и т.д.)  В начале слудующего года  из всего этого формируются новые номенклатура и перечень с уже внесенными поправками и возможными изменениями позиций. При этом переучтенные книги и дела должны быть точно под этими новыми номерами. И делайте у себя пометки, где, у кого эти книги, дела хранятся - в каком отделе.
Сейчас нет строго положения, какие именно дела и книги должны заводится в отделах и службах. Только необходимые в работе! И желательно называть их так, как они проходят в приказе 033 и изменениях к нему (приказ по срокам хранения), иначе замучаетесь побирать статьи для их списания...

Заведите книгу учета рабочих тетрадей. И то, что не считается слишком важными учетными и отчетными документами (книгами), учитывайте в этой книге. Не сразу, конечно, но разберетесь...

Для начала определитесь со службами (отделами), какие книги им нужны и какие они будут вести однозначно. С ними и работайте в первую очередь. А потом - всё остальное потихоньку...

Главные ваши рукдоки - приказ по архивному хранению - № 200, по срокам хранения - №033, Временная Инструкция. И... интуиция, замешанная на предыдущих знаниях!
Успехов!