Факсимиле вместо собственной подписи - законно?

[topalov]

Доброго вечера, коллеги!
Такой вот вопрос.
К нам поступают накладные на передачу на сторону, извещения, в которых некоторые должностные лица (командир части, иногда МОЛ, а иногда и начальник ФРП) вместо "живой" подписи ставят оттиск ("факсимиле").
Перелопатили ГК РФ, другие НПА, вроде разрешения явного нет, но и запрета тоже нет.
Если факсимиле поставил МОЛ - а на этот ПУД оформлено извещение, получается обслуживающий финансовый орган принимает такую хозяйственную операцию (ведь извещение оформлено и подписано со стороны УФО). Таким образом, раз финансовый орган грузоотправителя включил такую операцию в бюджетный учет, у нас, как грузополучателя, вроде как и нет оснований отказать в проведении по учету поступления имущества...
Далее, извещения, оформленные Департаментом финансового обеспечения, иногда вообще имеют подписи, напечатанные на принтере.
Получается, что в ДФО какбэ такой порядок предусмотрен (спрашивать особо не охота   ).
Вообще, встречаются разные варианты/сочетания подписей, как личных, так и "штампиком".
Интересно послушать мнение коллег.
Лично я в факсимиле каких-то нарушений не вижу.

 

[Sbas]

Вот мнение юристов:
Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.
ГАРАНТ.РУ: http://www.garant.ru/article/399423/#ixzz4RLE5IXX6

(кликните для показа/скрытия)

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынести решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя. Согласно законодательству о бухгалтерском учете первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия. Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности)13. Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.

Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-факсимиле. Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предусмотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен.

Но недавно Президиум ВАС поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не предусматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Источник: Журнал "Актуальная бухгалтерия"

[topalov]

Мнение "юристов" из Гаранта мне понятно.
И все-таки...вот с этой озвученной позиции:

Если факсимиле поставил МОЛ - а на этот ПУД оформлено извещение, получается обслуживающий финансовый орган принимает такую хозяйственную операцию (ведь извещение оформлено и подписано со стороны УФО). Таким образом, раз финансовый орган грузоотправителя включил такую операцию в бюджетный учет, у нас, как грузополучателя, вроде как и нет оснований отказать в проведении по учету поступления имущества...

[veritatis inquisitor]

На первичных управленческих документах факсимиле применять можно. Подписание договоров, сделок согласно ГК допускается с использованием факсимиле по соглашению сторон. Использование факсимиле для подписи первичных учётных документов не предусмотрено, нельзя подписывать факсимиле документы перечисленные в перечне № 1 к приказу 52н, в том числе и извещения. Регистры учёта, отчёта и прочие подписывать факсимиле допускается. А вообще блоки по использованию факсимиле в пользу живой подписи все равно что доказывать что счёты лучше калькулятора - каменный век. Практически все вышеописанное подтверждается НПА.

[Popeye]

ПРИКАЗ
МИНИСТРА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
« 4 » апреля 2017 г. №  170 .
г. Москва
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Вооруженных силах Российской Федерации

...
Реквизит «Подпись» на бумажном носителе оформляется собственноручной подписью.

[bitfenix]

И все-таки...вот с этой озвученной позиции: Если факсимиле поставил МОЛ - а на этот ПУД оформлено извещение, получается обслуживающий финансовый орган принимает такую хозяйственную операцию (ведь извещение оформлено и подписано со стороны УФО). Таким образом, раз финансовый орган грузоотправителя включил такую операцию в бюджетный учет, у нас, как грузополучателя, вроде как и нет оснований отказать в проведении по учету поступления имущества...

Здесь уместно использовать норму 402-ФЗ п.3 ст.9 "Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни."
и норму 157н ст.3 "к бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление."

Пользователь добавил: 12 Июля 2017  23:26:32Если сделать упор на "по результатам внутреннего контроля", то здесь можно исходить из:
1. 402-ФЗ требует п.2 ст.9  "подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц". Я читаю, так что иные реквизиты относятся к словам "фамилий и инициалов".
2. Как указал товарищ

Реквизит «Подпись» на бумажном носителе оформляется собственноручной подписью.

в соответствии с новой инструкцией по делопроизводству. Однако это касается документа. Там же ( в инструкции) указано (если не ошибаюсь) что особенности делопроизводства учета материальных ценностей устанавливаются Руководством. Руководство разрешения на использование факсимиле не содержит.
Таким образом наличие факсимиле на пуд может стать предпосылкой к признанию факта хозяйственной жизни мнимым (не имевшим места быть). Если грузоотправитель будет размахивать своей учетной политикой. То проставлять подпись или факсимиле, это не предмет регулирования УП.  А если учесть требование пункта 3 ст.9 ПУД должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни, то отсутствие реальной подписи должно насторожить как грузоотправителя так и грузополучателя.

[veritatis inquisitor]

ПРИКАЗ
МИНИСТРА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
« 4 » апреля 2017 г. №  170 .
г. Москва
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Вооруженных силах Российской Федерации
...
Реквизит «Подпись» на бумажном носителе оформляется собственноручной подписью.

Не все так однозначно, как может показаться на первый взгляд.
ПМО № 170 утвержден в соответствии с ПП РФ № 477 и ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) при этом требования к оформлению реквизитов установлены ГОСТом 6.30-2003. С целью разъяснения и конкретизации требований к оформлению организационно-распорядительной документации разработаны Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом). Согласно пункта 3.17. Методических рекомендаций в состав реквизита Подпись (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи.
Там же указано, что одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. Следовательно использование факсимиле соответствует понятию личная (собственноручная) подпись.
Судебная практика также признает имеющими юридическую силу документы, оформленные с применением факсимиле, если на них стоит печать, имело место фактическое исполнение заключенного с помощью факсимиле договора или если это соответствует практике оформления взаимоотношений между сторонами. Однако если указанные условия отсутствуют, то документ, подписанный посредством факсимиле, не будет принят судом в качестве доказательства по делу
Что касается подписания ПУДов, использование факсимиле достаточно рискованно, в первую очередь из-за позиции  Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, которая сформировала тренд отношения судебных органов к использованию факсимиле (Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11).

Таким образом наличие факсимиле на пуд может стать предпосылкой к признанию факта хозяйственной жизни мнимым (не имевшим места быть)

Не совсем верно. Дефиниции "мнимая сделка" и "притворная сделка" установлены статьёй 170 ГК РФ, и проведение по учёту не подписанного надлежащим образом ПУДа не свидетельствует о наличии мнимой или притворной сделки, тем более на имеющий место факт хозяйственной жизни. Судебные органы как правило используют императивное правило превалирования содержания над формой.
 
 

отсутствие реальной подписи должно насторожить как грузоотправителя так и грузополучателя.

конечно, если нет письменного соглашения на использование факсимиле его нельзя использовать. Да и вообще существующая судебная практика обязывает использовать на ПУДах живую подпись "от греха подальше". Однако, если посмотреть по существу на этот процесс, не хватает нормального НПА регулирующего использование факсимиле. В большинстве ПУДов, подпись руководителя фактически формальна и не свидетельствует о наличии какого-то эффективного контроля, скорее формального. В тоже время руководитель вместо того, чтобы заниматься реальными вопросами улучшения деятельности, в статусе "английской королевы" часами подписывает сотни документов

[Popeye]

Следовательно использование факсимиле соответствует понятию личная (собственноручная) подпись.

Не вижу никакого такого "следовательно".
Министр приказал расписываться собственноручно на служебных документах.
Что такое "собственноручно", если кто не знает такого слова, есть в словарях.

Собственноручно - Будучи написанным чьей-либо собственной рукой, сделанным чьими-либо собственными руками.

Что вполне объяснимо, чтобы потом найти виновного на экспертизе подписи, например, в уголовном деле.

[valia]

Нам еще отдельное разъяснение присылали, запретить отражать в учете документы с факсимиле. Последняя проверка все акты с факсимиле завернула.

[Popeye]

Выдернул немного из Консультанта

Постановление Правительства Москвы от 21.02.2006 N 112-ПП
"О Регламенте Правительства Москвы"

6. Подпись документа - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
7. Факсимиле - штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий.

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др. Изготовление факсимильного воспроизведения подписи производится Управлением делами Мэра и Правительства Москвы на основании решения заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы - руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы в связи с обращением должностного лица, аналог чьей подписи воспроизводится.

Вопрос: Об использовании факсимильной подписи при составлении счетов-фактур.


Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 27 августа 2015 г. N 03-07-09/49478

В связи с письмом Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает, что разъяснения по вопросам заполнения унифицированных форм первичных учетных документов, в том числе товарной накладной, к компетенции Минфина России не относятся.

Что касается использования факсимильной подписи при заполнении счетов-фактур, то в соответствии с подпунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Кодексом не предусмотрено.

Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога на добавленную стоимость к вычету.

Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 27 сентября 2011 г. N 4134/11.

Одновременно сообщается, что настоящее письмо не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России от 7 августа 2007 г. N 03-02-07/2-138 направляемое письмо имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
О.Ф.ЦИБИЗОВА
27.08.2015



Для тех, кто хочет углубиться в вопрос по счет-фактурам, в приложении подборка практики.

[topalov]

Если грузоотправитель будет размахивать своей учетной политикой. То проставлять подпись или факсимиле, это не предмет регулирования УП

Можно и с другой стороны подойти.
Насколько грузополучатель (точнее его финансовый орган) вправе размахивать свой УП в отношении подписей грузоотправителя, если его же должностные лица (грузополучателя) исполнили собственноручные подписи на ПУД?
Пользователь добавил: 14 Июля 2017  07:37:35

В тоже время руководитель вместо того, чтобы заниматься реальными вопросами улучшения деятельности, в статусе "английской королевы" часами подписывает сотни документов

Особенно если учесть, что в отношении имущества воинской части - командир вообще номинальная фигура, передачей имущества реально не распоряжающаяся.

[veritatis inquisitor]

Не вижу никакого такого "следовательно"

Все изложено в пункте 3.17 Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом).
Росархив определил что факсимиле в управленческой документации использовать можно. Письма, мнения носят частный характер.
Мою личную позицию можно выразить словами: В век современных технологий глупо цепляться за архаизмы. И настаивать на использовании счёт когда есть калькулятор. Но так как ограничения есть нужно пользоваться счётами. Факсимиле как и электронная подпись являются необходимыми условиями ускорения документооборота.

Что вполне объяснимо, чтобы потом найти виновного на экспертизе подписи, например, в уголовном деле.

Учёт факсимиле в делопроизводстве аналогичен учёту гербовой печати. И факсимильная подпись поддается экспертизе так же как и рукописная. А некоторые "умельцы" специально на коррупционных документах ставят такие подписи, что не одна экспертиза не докажет принадлежность определённому должностному лицу, а если учесть что живые подписи могут ставить специально обученные сотрудники за руководителя живые подписи скорее уголовное дело в тупик заведут.

Об использовании факсимильной подписи при составлении счетов-фактур.

Я писал, что на Пудах факсимиле рискованно ставить, потому что практика рассмотрения споров не в пользу факсимиле. Но не вижу проблем использования в переписке, визировании документов и пр., просто как удобный инструмент ускорить время подписи документов в 2-3 раза. Можно сколько угодно дискуссировать о законности использования факсимиле,в то время как нужно узаконить использование изданием НПА.
Кстати, в ПМО № 170 установлены формы справок в/сл и гп, мне интересно, справки по СЗП, выплатам, финансовым вопросам фактически выдаются подписанные должностными лицами, как указано в ПМО 170?

[Михаил Сергеевич]

Ув. veritatis inquisitor ГОСТ  не является нормативно-правовым документом, а только рекомендуемым.

[veritatis inquisitor]

...не спорю, тем более методические рекомендации по ГОСТу не НПА, и это как раз и пораждает вопросы.